Identifizierung der Bürokratiebelastung im „System Bundeswehr“

Im September 2016 hatte Verteidigungsministerin von der Leyen die Agenda Deregulierung mit dem Schwerpunkt des Systematischen Bürokratieabbaus gebilligt und das zuständige Referat mit der Umsetzung beauftragt. Ziel ist die Erstellung eines umfassenden Lagebildes über die Bürokratiebelastung im „System Bundeswehr“ in Form einer Bürokratielandkarte. Diese strukturiert mögliche bürokratische Situationen und dient der Leitung des BMVg als Instrument zur Priorisierung konkreter Handlungsfelder. Im Rahmen entsprechender Untersuchungen werden gezielte Bürokratieabbau-Maßnahmen entwickelt und umgesetzt, mit denen eine spürbare Entlastung für eine hohe Anzahl Angehöriger des Geschäftsbereichs BMVg erreicht werden kann.

Zur Erstellung des Lagebildes – die Befüllung der Bürokratielandkarte - ist es erforderlich, die Angehörigen des Geschäftsbereichs BMVg zu ihren persönlichen Erfahrungen und Wahrnehmungen direkt zu befragen. Hierzu hat das Team der BwConsulting ein stufenweises Vorgehen im Form von themenspezifischen Workshops sowie einer bundeswehrweite Online-Umfrage entwickelt und unterstützt das Referat Bürokratieabbau bei der Planung und Umsetzung dieser Formate. Nachdem Mitte August die ersten beiden Workshops bei Truppenbesuchen unter dem Fokus „Entlastung im Einsatz“ mit insgesamt rund 100 Teilnehmern erfolgreich durchgeführt wurden, griff das Symposium Ende des Monats das aktuell viel diskutierte Thema „Führung“ auf. Vor diesem Hintergrund nahm auch General Kohl, Leiter der Arbeitsgruppe „Innere Führung“, teil.

Unmittelbare Beteiligung und konkrete Ergebnisse

Der durch die BwConsulting durchgeführte zweistufige Workshop zielte auf die unmittelbare Beteiligung Betroffener und auf die Ableitung konkreter Ergebnisse in kürzester Zeit. Dazu wurden die Führungskräfte in Kleingruppen durch die Themenlandschaft der Bürokratielandkarte geführt und aufgefordert, diejenigen Situationen zu kennzeichnen, die aus persönlicher Sicht die höchste bürokratische Belastung im Dienstalltag darstellen. In einem zweiten Schritt wurden ausgewählte Situationen von den Teilnehmern im Detail beschrieben und mögliche Lösungsoptionen formuliert.

Ähnlich wie bei den Truppenbesuchen gehörten unter anderem folgende Themen zu den meist genannten Bürokratietreibern: Aus- und Weiterbildung, Mitzeichnung, Beteiligungsverfahren und Arbeitszeitdokumentation. Die konsolidierten Ergebnisse fließen direkt in die Erarbeitung erster Bürokratieabbau-Aktivitäten ein. Überrascht, wie zeitraubend sich einzelne Vorgänge trotz vieler Maßnahmen in den letzten Jahren immer noch gestalten, erklärte Staatssekretär Hoofe während des Symposiums: „Auf Basis der identifizierten Bürokratiefelder und ihrer Bewertung wird es zukünftig möglich sein, zielgerichtete Maßnahmen zum Bürokratieabbau umzusetzen, von denen möglichst viele von Ihnen profitieren sollen.“

Die im Oktober beginnende Online-Umfrage setzt die Befüllung der Bürokratielandkarte unter der Fragestellung „Wo ist die bürokratische Belastung am größten? – Wo drückt der Schuh?“ fort. Über einen zentralen Link können sich alle Angehörigen des Ministeriums und der Bundeswehr beteiligen, um ihre bürokratischen Belastungen den Situationen der Bürokratielandkarte zuzuordnen und abschließend inhaltlich zu beschreiben.