RM // Köln, 27.09.2021
Ein Klassiker in großen Organisationen: Häufig bewirkt eine Weisung zunächst einmal – überraschend wenig. Vielmehr kommt es darauf an, wie die Worte mit Leben gefüllt werden. Dies in einem konkreten Fall zu analysieren, war die Aufgabe eines Teams der BwConsulting in der ersten Jahreshälfte 2021. Dabei ging es um eine Evaluierung der Zusammenarbeit zweier ministerieller Abteilungen im Planungsprozess. Ein Beitrag über Methoden und Mehrwert interner Beratung.
„Das war wirklich ein besonderes und für mich persönlich sehr spannendes Projekt“, sagt Jasper Scheel, Manager bei der BwConsulting, der unser Beratungsteam geleitet hat. „Denn obwohl die Methoden, mit denen wir es angehen wollten, eigentlich auf der Hand lagen, mussten wir uns ein besonderes Design einfallen lassen, wie wir Kundenspezifika, Werkzeuge und insbesondere die ‚menschliche Komponente‘ – die bei einer Analyse von Zusammenarbeitsbeziehungen immer mitschwingt – miteinander vereinbaren.“
Ausgangspunkt war eine 2020 im Verteidigungsministerium erlassene Weisung, die mehrere Handlungsfelder für die Interaktion zwischen den Abteilungen Planung und Cyber/IT definierte. Das Projekt sollte nun die bisherige Qualität der Zusammenarbeit untersuchen, dabei die Erkenntnisse nachvollziehbar darstellen und Empfehlungen für Weiterentwicklungen aussprechen.
„Uns war bewusst, dass wir viele wesentliche Informationen nicht aus Dokumenten und Datenquellen, sondern vor allem aus persönlichen Gesprächen erhalten würden. Daher lag ein Schwerpunkt des Designs auf Interviewreihen mit den Fachleuten der Abteilungen“, erklärt Jasper weiter. „Dies ist zunächst einmal nicht außergewöhnlich und ein in vielen Beratungsprojekten gewählter Ansatz. Besonders war aber, das Erkenntnisinteresse mit allen Projektbeteiligten so zu operationalisieren, dass wir aus den Gesprächen vergleichbare Sachstände gewinnen konnten. In gewisser Weise die Interviewpartnerinnen und -partner also bei einer Selbst- und Teamreflexion zu begleiten, deren Ergebnisse gemeinsamen Kategorien zugeordnet werden konnten. Und gerade bei Qualitätserhebungen zum Kern vorzudringen, ist nicht immer leicht“, weiß der 35-jährige Berater, der selbst auf eine Dienstzeit als Soldat mit Erfahrungen in höheren Kommandobehörden zurückblicken kann.
Es war ein großer Vorteil, dass die internen Beraterinnen und Berater von der BwConsulting ein ausgeprägtes Gefühl für die Kultur in Ministerium und Bundeswehr haben.
Oberst i.G. Dr. Volker Pötzsch
Bei den amtsseitigen Projektbeteiligten kam das Vorgehen gut an. „Es war ein großer Vorteil, dass die internen Beraterinnen und Berater von der BwConsulting ein ausgeprägtes Gefühl für die Kultur in Ministerium und Bundeswehr haben,“ meint Oberst i.G. Dr. Volker Pötzsch, Projektverantwortlicher der Abteilung Cyber/IT. „Dadurch entstand trotz der notwendigerweise distanzierten Perspektive des Beratungsteams schnell eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. In meiner Wahrnehmung ist dies ein wesentlicher Vorteil interner Beratung.“
Das zugrundeliegende Erkenntnisinteresse der Beteiligten für die Evaluierung klang dann auch entsprechend alltäglich: Handlungssicherheit des eingesetzten Personals sowie Effektivität und Effizienz in der Auftragserfüllung. Darunter sammelten sich aber viele tiefe Einblicke über operative Abläufe, Qualitätsstände von Daten oder Eintritt von Wartezeiten. Dadurch entstand ein aussagekräftiges Lagebild, das viele positive Zusammenarbeitsaspekte im gemeinsamen Planungsprozess aufzeigte, aber auch Entwicklungspotenziale deutlich werden ließ.
„Diese Erkenntnisse haben wir anschließend mit allen Projektbeteiligten gespiegelt und danach die Handlungsfelder mit dem größten Optimierungspotenzial für eine weitere Detailbetrachtung ausgewählt, um noch tiefere Einblicke und Kenntnisse zu gewinnen – mit Blick auf die begrenzte Laufzeit des Projekts wollten wir so den größten Mehrwert für unsere Partnerinnen und Partner erzeugen“, erklärt Jasper das weitere Vorgehen, bei dem das Beratungsteam nun dezidierte Handlungsempfehlungen über alle Handlungsfelder erarbeitete. „Diese Empfehlungen haben wir dann anhand der Kriterien Nutzen und Umsetzbarkeit bewertet. Die Umsetzbarkeit wurde dabei am erwarteten Aufwand, der Realisierungschance im vorhandenen Finanzrahmen sowie der Abbildbarkeit in der vorhandenen Organisation operationalisiert und in einer Matrix für die direkte Vergleichbarkeit und Priorisierungsimpulse abgetragen.“
Durch die gemeinsamen Gespräche und Workshops konkretisierte sich das Bild zunehmend und die darauf aufbauende gemeinsame Projektarbeit war dann für mein Referat und mich nicht nur erkenntnisreich, sondern hat mir persönlich auch sehr viel Freude bereitet.
Oberst i.G. Michael Mager
„Aufgrund der Kürze der Projektlaufzeit war insbesondere der Projektbeginn sehr intensiv und von engen Abstimmungen zwischen den Abteilungen Planung und Cyber/IT sowie der BwConsulting geprägt. Diese vielen Abstimmungen zahlten sich aus, denn so konnte die BwConsulting zügig mit einem abgestimmten Untersuchungsdesign in die Erhebung starten“, sagt Oberst i.G. Michael Mager, der in der Abteilung Planung für das Projekt in der Anfangsphase verantwortlich war. „Durch die gemeinsamen Gespräche und Workshops konkretisierte sich das Bild zunehmend und die darauf aufbauende gemeinsame Projektarbeit war dann für mein Referat und mich nicht nur erkenntnisreich, sondern hat mir persönlich auch sehr viel Freude bereitet.“
Und Dirk Seebeck, Technischer Regierungsdirektor und Verantwortlicher Projektleiter der Abteilung Planung als Nachfolger von Oberst i.G. Mager ergänzt: „Die BwConsulting machte die Positionen und Situationen beider Abteilungen in den jeweiligen Handlungsfeldern sehr klar und transparent. Hierdurch konnten bereits in der Projektdurchführung Verbesserungen in der Zusammenarbeit erzielt werden. Die abgeleiteten Handlungsempfehlungen haben das Potenzial, uns nun, über die bekannten Mechanismen hinaus, als neue Aufsatzpunkte für die Weiterentwicklung der Zusammenarbeit unserer Abteilungen zu dienen.“
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