Projektabschluss Invictus Games 2023

Die BwConsulting hat die Bundeswehr beginnend mit der deutschen Bewerbung 2019 begleitet und wurde vom Verteidigungsministerium beauftragt, die Etablierung der Projektorganisation zu beraten, eine zentrale Projektsteuerung zu konzipieren und ein geeignetes Projektmanagement zu implementieren sowie die Projektplanung voranzutreiben. Das umfangreiche Projekt mit vielen Schnittstellen und einer diversen Projektorganisation benötigte dabei eine sorgfältige Planung sowie spezifisch angepasste Steuerungsansätze und –instrumente.

Alles im Allen haben wir...

• die Projektorganisation und den Steuerungsansatz skizziert sowie Rollen und Aufgaben beschrieben, ein Projekthandbuch von rund 100 Seiten erstellt und abgestimmt, wesentliche Projektprozesse erfasst und dokumentiert sowie Standardberichte für vier Adressat:innenkreise entwickelt und eingeführt,
• einen Projektstrukturplan mit vier Ebenen erstellt und fortgeschrieben, die Beschreibung von rund 240 Arbeitspaketen methodisch begleitet und die Kund:innenseite in die Ausplanung eingewiesen, ein fortlaufendes Coaching sowie eine umfassende Qualitätssicherung bis zur Billigung durch die Projektleitung sichergestellt,
• Steuerungstools auf Teilprojekt- und Projektebene mit umfassenden Datenbanken und Dashboards inkl. Ampel-Schaltungen entwickelt und eingeführt,
• einen Gesamtprojektplan auf Basis von MS Project mit 2.900+ Zeilen erstellt sowie die in umfangreichen Schnittstellenabstimmungen erhobenen zeitlichen Verknüpfungen angelegt,
• die Struktur für einen Business Plan entwickelt und seine initiale Befüllung begleitet, Projektweite umfassende Excel-Tools für Budget-Controlling und Rechnungserfassung, Risikomanagement sowie Stakeholdermanagement erstellt und eingeführt sowie eine Vergabe- und Vertragsdatenbank entwickelt und eingeführt,
• Schulungsunterlagen inkl. LearningLogs für zwei Zielgruppen erarbeitet und rund 60 Personen über mehrere Tage hinweg digital und in Präsenz zu Projekt- und Risikomanagement geschult,
• einen Ansatz für nachhaltige Spiele entwickelt sowie ein Tool zur Erfassung und Tracking von Nachhaltigkeitsmaßnahmen erstellt und eingeführt,
• die amtsseitige Projektleitung sowie das Projektmanagementoffice umfassend gecoacht

...und jede Menge Spaß dabei gehabt!

Bei all dem Stolz auf unsere Ergebnisse bleibt aber auch ein kleines weinendes Auge, jetzt, wo unsere Reise mit dem Team Invictus Games zu Ende geht. Wir planen aber hier und da einen Seitenblick zu gewinnen, was aus unserer Arbeit wurde und wollen das natürlich auch nutzen, um weitere Erfahrungswerte für die Projektarbeit zu sammeln.

Unser Fazit: Das Projekt Invictus Games 2023 war in jeder Hinsicht ein ganz besonderes. Zum einen die Kund:innenseite: ein großes, hauptamtliches Team aus lauter „Überzeugungstäter:innen“ aus der Bundeswehr und dem zivilen Projektpartner, die sehr viel Leidenschaft und Engagement mitgebracht haben, im Bereich Projektmanagement jedoch sehr dankbar waren, dass sie uns an ihrer Seite hatten. Zum anderen wurden wir als Beratende der BwConsulting von Anfang an als ein selbstverständlicher Teil des Projektteams angesehen, voll akzeptiert und integriert, egal ob Praktikant:in oder Senior Manager. Für unsere Arbeit haben wir jederzeit sehr viel Wertschätzung erfahren und hatten stets die volle Rückendeckung der Projektleitung.

Es war großartig … und es ist doch noch nicht zu Ende!